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各部门代号规定如下部门名称 总经理ZJL 财务部 CWB 管理者代表 G

归档日期:09-08       文本归类:代号      文章编辑:爱尚语录

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  各部门代号规定如下部门名称 总经理ZJL 财务部 CWB 管理者代表 GD 办公室 BGS SJB 工会 GH ZAB ZGB CSB 备注 如今后有新增设部门 该部门的代号用前两个字汉语拼音的 第一个字母为代号。 文件分发号部门代号―序号。 例如 SJ―03 表示审计部的第三本文件。 《QEO管理手册》由管理者代表审核总经理批准 程序文件夹由管理者代表负责审核总经理批准 作业文件由部门负责人审核主管领导审批 技术性文件由总工办负责人审核总工程师批准 必要时对文件评审与更新时需再次批准。 文件的更改和作废必要时文件进行更改。要填写“文件更改申请表” 并保留更改内容的记录。 管理手册、程序文件由办公室负责实施更改管理者代表审核 总经理批准。 作业文件的更改由各相应部门负责人批准后再由各部门指定人员进行更改。 所有被更改的原文件必须由相应部门收回进行统一管理 以确保有效文件的唯 文件更改后与更改文件相关的其他文件应同时进行更改 以保证文件的统一性 和协调性。 文件编号RYJT CX 01 2004 文件控制程序 修改状态 文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时 应进行换版 原版文件即时作废 换发新版本。 文件更改应由该文件的原审批部门进行更改若由其他部门进行修改时 该部门 应获得修改所需依据的背景文件资料 并经原审批部门同意。 文件更改应在“文件更改申请表”上记录文件修改内容修改日期和更改原因、 更改生效时间 同时做修订状态标识。 作废文件由办公室按“文件更改申请表”中原登记发放范围收回原版文件并记录并在作废文件上加盖“作废”印章 填写“文件销毁登记表” 经主管领导批准后 统一 销毁。需做资料保存的作废文件 加盖“作废保留”印章后方可保存。 10作废文件要及时从发放和使用场所收回 确保文件现行有效。 受控文件的发放要加盖“受控”印章经批准后 办公室按规定发放范围发放 确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。 文件领用者在“发文薄”上签字后领取标有分发号的受控文件 并在“发文薄” 上登记。 文件领用者的文件严重破损影响使用时应向办公室申请办理更换手续 交回破 损文件 补发新文件 新文件的分发号仍沿用原文件的分发号 办公室将破损文件收回时 必须填写“文件销毁申请表”。 当文件持有者的文件丢失后应向办公室办理申请领用手续 但必须在领用申请 中作出说明 办公室在补发文件时 应编排新的分发号 将丢失文件的分发号注明为作废 文件的分发号并通知各有关部门 补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。 经审批适用的外来文件由办公室确定分发数量 办公室负责分发并填写“文件 发放、回收登记表” 文件编号RYJT CX 01 2004 文件控制程序 修改状态 对失效、过期的外来文件办公室要及时收回 按作废文件处理。 办公室是公司文件管理的主管部门负责手册、程序文件的编制、更改控制 责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。 对于受控文件应定期公布受控文件清单 以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件 均由办公室统一备案存档 包括软盘、光盘、录像带、录音带等 文件的借阅复制特殊情况要查阅文件时 到办公室查阅 不得带走 不得擅自复印。需要增发时 文件发放部门按本程序45文件的发放和领用执行。 文件的评审质量、环境和职业健康安全管理体系文件每年通过体系审核及管理评审定期评审一 必要时进行修订修订后的文件要由经过授权的审批

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